経費精算ソフトの選び方：中小企業向けおすすめポイント＆注意点

唐澤経営コンサルティング事務所代表の唐澤です。
中小企業診断士・ITストラテジストの資格を持ち、20年以上にわたり、中堅中小企業の経営戦略立案や業務改革、IT化構想策定のコンサルティングに従事してきました。

このコラムでは、私のコンサルティング経験をもとに、中堅中小企業の経営に役立つ情報を発信しています。

経費精算業務において、紙の申請書作成、領収書添付、承認印の押印、経理事務への郵送といったプロセスに多くの時間を取られていませんか？特に、上長の不在による承認の遅延などは、スムーズな業務遂行の妨げになります。

この記事では、こうした課題を解消し、経費精算業務を効率化する「経費精算ソフト」の選び方と導入のコツについて解説します。また、仮払いの縮小やコーポレートカード導入などの選択肢を検討しつつ、実際の導入事例も交え、現実的な運用方法をご提案します。

この記事が、あなたの経営課題解決の一助となれば幸いです。

それでは、本題に入っていきましょう。

 経費精算ソフトの基本

経費精算ソフトとは？

経費精算ソフトは、経費申請から承認、精算、データ分析までを一元的に管理するためのデジタルツールです。
その主な役割は、従来のアナログ業務をデジタル化し、企業全体の業務効率を大幅に向上させることにあります。

例えば、多くの企業で一般的だった「紙の申請書作成」「領収書の添付」「承認印の押印」などの手続き。
これらは一見簡単そうに見えますが、実際には次のような課題が隠れています。

• 手書き申請のミス：金額の記入漏れや不正確な科目選択。
• 承認の遅延：上長の不在や紙媒体の移動によるプロセスの停滞。
• 郵送や保管のコスト：経理部門への申請書送付や領収書保管の物理的コスト。

経費精算ソフトを導入することで、これらの課題を一気に解消することが可能です。
具体的な機能としては以下のようなものがあります。

• OCR（光学文字認識）機能：領収書や請求書のデジタル化と自動読み取り。
• リアルタイム申請と承認：スマートフォンやPCから即時に行える申請・承認機能。
• クラウドベースのデータ管理：物理的な保管スペースを不要にし、情報をセキュアに管理。
• 法令準拠：電子帳簿保存法や税制改正への自動対応。

これらの機能を活用すれば、申請から承認、経理処理に至るまでのプロセスを大幅に短縮できるだけでなく、経営層がリアルタイムでデータを確認し、意思決定に活かせる環境を整えられます。

経費精算ソフトは単なる業務効率化のツールではなく、DX（デジタルトランスフォーメーション）の一環として、企業全体の競争力を底上げする重要な基盤です。
※クラウドについて詳細を知りたい方は、以下の記事をお読みください。

経費精算ソフトが中小企業にもたらすメリット

クラウド会計ソフトが従来型会計ソフトと大きく異なるのは、その「経営への貢献度」です。
単なるデータ経費精算ソフトは、中小企業にとって単なる業務改善ツールを超えた、経営基盤強化の戦略的な意味を持ちます。

経費精算ソフトの導入により、次のような具体的なメリットが得られます。

1. 業務の効率化と生産性向上
従来の経費精算業務では、申請書の作成や承認プロセス、経理部門での集計といった煩雑なフローが発生します。
これに対し、経費精算ソフトを導入することで、次のような効率化が可能です。
・書類処理の削減：領収書のスキャン・OCR読み取り機能により、手入力の手間やミスが大幅に削減。
・リアルタイム承認：モバイル端末を使った承認機能で、上長の不在による承認遅延を解消。
・迅速なデータ集計：経理部門での集計や確認作業が不要になり、申請から承認・処理までの所要時間が数日から数時間に短縮される。
例えば、従業員1人あたり月に3時間かかっていた精算作業が1時間に短縮されるだけでも、年間にして大きなコスト削減効果が期待できます。

2. 経営リソースの最適化
経費精算業務は、その煩雑さから従業員や管理職、さらには経営者に至るまで多くの時間を奪います。
これをソフトウェアに任せることで、以下の効果が得られます。
・従業員の負担軽減：本来の業務に集中できる時間を創出。
・経営者の意思決定力向上：雑務から解放されることで、より戦略的な判断に注力可能。
経費精算業務の効率化によって生まれた時間は、従業員の生産性向上や経営戦略の検討に活用できます。

3. 財務データの透明性と予測力強化
紙やエクセルで管理されていた経費データをデジタル化することで、財務状況の把握が劇的に向上します。
・リアルタイムデータの可視化：経費の使用状況や支出傾向をリアルタイムで把握可能。
・収支の分析と予測：経費データをもとに、予算配分やコスト削減の新たな戦略を立案。
・税務調査対応の強化：デジタルデータにより、税務調査への準備が容易になる。
経営者にとって、データの透明性は単なる管理ツールではなく、未来への投資や競争戦略を考えるための基盤となります。

4. 法令対応の簡易化
電子帳簿保存法や税制改正などの法規制が年々厳しくなる中で、法令対応のためのツールとしても効果を発揮します。最新の法規制に準拠したソフトウェアを導入することで、手作業によるミスや対応漏れを防ぐことが可能です。

経費精算ソフトは、中小企業にとって「時間」と「コスト」の節約だけでなく、競争力の源泉となる経営資源を最大限に活用する手段です。
これにより、単なる効率化を超えた長期的な成長が見込めるでしょう。

経費精算ソフトが抱える課題

経費精算ソフトの導入には大きなメリットがありますが、一方で、慎重に対策を講じなければならない課題も存在します。
これらの課題を理解し、適切な準備を行うことが、導入成功のカギとなります。

1. 初期投資と運用コスト
経費精算ソフトの導入には、初期費用や月額料金が発生します。中小企業にとって、こうしたコストは意思決定の際の大きなハードルとなります。
しかし、「費用対効果」を重視し、導入後にどれだけの時間とコストを削減できるかを定量的に評価することが重要です。例えば、従業員1人あたりの精算にかかる時間が削減されれば、業務効率化による人件費の節約で投資コストを早期に回収できるケースも少なくありません。

2. 新システムへの習熟
新しいソフトウェアを導入すると、操作方法に慣れるまでに時間がかかる場合があります。特に、ITに馴染みのない従業員が多い企業では、教育コストやトレーニングが成功の鍵を握ります。
ここで重要なのは、以下の2つのポイントです。
・直感的なユーザーインターフェースを持つソフトを選ぶ：わかりやすい操作性が、従業員の抵抗感を和らげます。
・導入初期のトレーニング計画を立てる：説明会やマニュアルを活用して、迅速な定着を促します。

3. 既存システムとの連携
会計ソフトやERP（統合基幹業務システム）など、企業が既に利用しているシステムとの連携が不十分だと、導入効果が半減してしまいます。
経費精算ソフトを選定する際には、既存システムとの統合性を慎重に確認し、データのやり取りがスムーズに行える環境を整えることが不可欠です。

4. 法令準拠への対応
電子帳簿保存法や税制改正など、法規制の頻繁な変更に対応できるソフトウェアを選ぶことが重要です。
特に、データ保存要件や領収書の電子化要件が厳格化されているため、最新の法令に対応しているかを確認しましょう。法対応機能を軽視すると、後々のトラブルや余計なコストが発生する可能性があります。

5. 社内文化や運用ルールの見直し
新しいソフトを導入するだけでは十分ではありません。特に、仮払い制度や承認プロセスが複雑な場合は、経費精算フロー全体を見直し、シンプルで運用しやすいルールを整備する必要があります。これにより、ソフトの効果を最大化できます。

課題を事前に認識し、適切な対策を講じることで、経費精算ソフトの導入はよりスムーズに進められます。次のセクションでは、具体的な選び方のポイントについて掘り下げていきます。ての位置付けが強まっています。

経費精算ソフトの選び方

経費精算ソフトの導入は、中小企業が効率化と透明性の向上を実現するための重要な一歩です。
しかし、企業ごとに抱える課題や業務フローは異なるため、自社に適したソフトを選ぶには、慎重な検討と計画が必要です。

以降で、選定時のポイントを解説します。

自社の課題とニーズを明確化する

まず、自社が抱える課題を洗い出し、解決すべき優先順位を明確にしましょう。

①現行フローの棚卸：「紙の申請書作成」「領収書添付」「承認印押印」「郵送手続き」といった作業が、具体的にどれだけの時間と手間を生んでいるかを可視化します。例えば、申請から承認までに5営業日を要する場合、それが事業全体の生産性にどう影響しているかを定量的に分析することが重要です。

②ニーズの明確化：現行フローの課題を整理した上で、「スピードの向上」「法令対応」「従業員の負担軽減」など、解決すべき優先課題を設定します。

③従業員視点での考慮：経費精算ソフトは多くの従業員が日常的に利用するため、使いやすさが成否を分けます。特に、モバイル対応や直感的なユーザーインターフェースは、利用率を高める上で不可欠です。

ソフトウェア選定時のチェックポイント

経費精算ソフトを選ぶ際には、次の観点を押さえておくと、導入後の効果を最大化できます。

• 標準機能の充実度：中小企業では、カスタマイズに頼らず標準機能内で完結するソフトが理想的です。次のような機能が備わっているか確認してください。
• 領収書スキャンとOCR機能：紙の領収書を簡単にデジタル化。
• スマホ対応：外出先からでも申請・承認が可能。
• 会計ソフトとの連携：既存の会計システムとスムーズに統合。
• 操作性とサポート体制：導入後の成功には、従業員が迷わず使えるシンプルな操作性が不可欠です。また、導入後のトラブル対応や利用者サポートが充実しているソフトを選ぶと安心です。
• コストパフォーマンス：初期費用や月額料金が予算に合致しているかを確認してください。無料トライアル期間を活用して、実際の操作性や機能性を体験するのも良い方法です。
• 法令準拠：電子帳簿保存法や税制改正への対応機能が備わっているか確認します。特に領収書データの保存要件が厳格化されているため、法対応機能は欠かせません。

仮払いから立替精算への移行

経費精算ソフトの導入を契機に、従来の仮払い運用を見直し、立替精算方式への移行を検討する企業が増えています。
仮払いは簡便ですが、次のような課題を抱えます。

• 管理の煩雑さ：仮払いの申請・承認・精算が多重化。
• 透明性の欠如：使用用途が曖昧になりやすい。
• 経費計上の遅延：精算の遅れが経費データの反映を妨げる。

これらを解決する方法として、立替精算方式の採用が効果的です。
しかし、移行に際しては従業員から「立替負担が増える」という懸念が挙がることが少なくありません。

立替精算への反発に対応する具体策としては、以下の2点が考えられます。

• コーポレートカードの導入：立替負担を軽減するため、特定の従業員に年会費無料の法人カードを提供します。このカードを経費精算ソフトと連携させることで、支払データが自動で取り込まれ、申請や承認の手間を省けます。また、カードの利用範囲を特定の経費項目に限定することで、不適切な使用を防ぎます。
• 仮払いの部分的維持：高額な出張費や特殊な経費が必要な場合に限り、仮払いを利用できる仕組みを残します。これにより、従業員の不安を和らげながら立替精算方式へ移行できます。 ・段階的な導入計画：一部の部署やプロジェクト単位で立替精算方式を試験導入し、得られたフィードバックをもとに全社展開を進めるとスムーズです。

導入後の運用を見据えた計画

経費精算ソフトは、導入して終わりではありません。運用を軌道に乗せるためには次の取り組みが重要です。

• 従業員への教育：簡易なマニュアルや操作説明会を実施し、全員がソフトを使いこなせる環境を整える。
• 利用状況のモニタリング：運用データを定期的に確認し、課題があれば迅速に対応。
• データ活用の推進：蓄積された経費データを分析し、コスト削減や予算策定に活用。

経費精算ソフトの選び方を慎重に検討し、自社の課題やニーズに合ったツールを導入することで、業務効率化だけでなく、企業全体の透明性と競争力を向上させることが可能です。

次のセクションでは、具体的な導入事例や体験談をもとに、成功へのヒントを探ります。

私の体験談

経営コンサルタントとして20年以上、多くの中小企業の経営改善に携わってきた中で、経費精算ソフト導入の支援を行った事例をご紹介します。
この企業では、経費精算業務の非効率さが大きな経営課題となっていました。

■背景：経費精算業務の課題
対象企業は、年商80億円、従業員数約300名の製造業で、経費精算フローは以下のようなものでした。
・紙ベースの申請書を作成し、領収書を添付。
・承認印を得るため、上長の机に書類を回覧。
・上長不在時には承認が遅延し、申請者・経理双方に負担がかかる。
・経理部門への郵送手続きが必要。

結果として、申請から精算までに平均5営業日以上を要し、ミスや書類紛失のリスクが高い状況でした。

■課題解決へのアプローチ
企業の現状を詳細にヒアリングし、以下の3ステップで課題を解決しました。

• 現行業務フローの可視化：経費精算における全てのステップを洗い出し、ボトルネックを特定しました。特に「承認遅延」「申請書の不備」「紙ベース管理の手間」が大きな問題として浮上しました。
• 経費精算ソフト導入の提案：ペーパーレス化と承認プロセスの効率化を目的に、OCR機能付きのクラウド型経費精算ソフトを提案。申請から承認、データの保存までをデジタルで完結させる仕組みを構築しました。
• 仮払いから立替精算方式への移行：仮払い制度が持つ透明性の欠如や管理負担を解消するため、立替精算方式へ移行しました。ただし、従業員の反発を考慮し、コーポレートカードの導入や一部の仮払い継続など柔軟な対応策を併用しました。

■反発への対応策
立替精算への移行時、営業職を中心に「立替清算にすることで手元現金が減るため負担になる」という反発がありました。
そこで、以下の対策を講じました。

• コーポレートカードの限定導入：頻繁に経費が発生する社員には、年会費無料のコーポレートカードを提供。経費精算ソフトと連携させることで、支出データが自動で精算システムに反映される仕組みを構築。
• 仮払いの段階的削減：完全廃止はせず、特殊なケースでは仮払いを利用できる体制を維持。
• 段階的運用：一部部署での試行運用から開始し、成功事例を他部署に展開。

■成果
導入後、次の成果が得られました。

• 申請から承認までの時間を平均5営業日以上から平均1営業日に短縮。
• 経費データの透明性が向上し、不必要な支出の削減に成功。
• 従業員の負担軽減：法人カード導入により立替負担が軽減し、反発も収束。

特に、経理部門では手作業が大幅に削減され、戦略的な業務に時間を充てられるようになりました。

■教訓
経費精算ソフト導入は単なるツールの選定ではなく、業務フロー全体を見直し、現場の意見を反映させながら進めるべきです。
このプロセスを丁寧に行うことで、企業全体の効率化と従業員の満足度向上を実現できます。

Q&A

Q1. 経費精算ソフトを導入することで、具体的にどのような効果が期待できますか？
A.経費精算ソフトの導入効果は、業務効率化やコスト削減だけではありません。次のような成果が期待できます。
・業務効率の向上：紙の申請書作成や承認印押印、郵送手続きが不要になり、プロセス全体が短縮されます。
・データの透明性向上：リアルタイムで経費データを可視化でき、経費の使用状況を管理しやすくなります。
・法令遵守の強化：電子帳簿保存法や税制改正に自動対応できるため、監査や税務調査への準備が簡素化されます。

Q2. 仮払いから立替精算に移行する際、従業員からの反発をどう克服すれば良いですか？
A.仮払い制度から立替精算方式への移行では、「立替負担が増える」という懸念がよく挙がります。この課題を解決するために、以下の対策が有効です。
・コーポレートカードの導入：頻繁に経費が発生する社員にコーポレートカードを提供することで、立替負担を軽減。利用明細が自動的に経費精算ソフトと連携される仕組みを構築することで、申請・承認の手間をさらに省けます。
・仮払いの段階的削減：一部の特例に限り仮払いを維持し、徐々に立替精算への移行を進めると、従業員の不安を和らげられます。
・段階的な導入計画：特定部署で試験運用を行い、成功事例を共有することで、全社導入へのスムーズな移行を目指します。

Q3. どのような基準で経費精算ソフトを選べば良いですか？
A.中小企業が経費精算ソフトを選ぶ際には、以下の基準を重視してください。
・標準機能の充実度：領収書のスキャン・OCR機能、モバイル対応、会計ソフトとの連携機能が揃っていること。
・操作性の高さ：従業員が迷わず使える直感的なインターフェース。
・コストパフォーマンス：初期費用や月額料金が予算内であり、無料トライアルがあるソフトを選ぶと安心です。
・法令準拠：電子帳簿保存法や税制改正への対応が確実であること。

Q4. 経費精算ソフトの導入は、小規模企業でもメリットがありますか？
A.経費精算ソフトは、小規模企業にも大きなメリットをもたらします。従業員数が少ない場合でも、以下の効果が期待できます。
・手作業によるミスや二重計上の防止：自動化によって人的エラーを最小限に抑えられます。
・法令対応の効率化：専門の管理担当者が少ない場合でも、ソフトが自動的に対応します。
・長期的なコスト削減：時間短縮により生まれた余剰リソースを他業務に活用できます。

Q5. 経費精算ソフトを導入後、効果を最大化するにはどうすれば良いですか？
A.導入後の運用が成功の鍵を握ります。次のポイントを押さえてください。
・従業員への教育：簡単なマニュアルや説明会を実施し、スムーズな導入を図ります。
・利用状況のモニタリング：運用データを定期的に確認し、課題があれば迅速に対応します。
・経費データの活用：蓄積されたデータを分析し、経費削減や戦略的な予算管理に役立てます。

このQ&Aが、経費精算ソフトの導入を検討する企業の疑問解消に役立てば幸いです。

次章では、この記事の内容を総括し、経費精算ソフト導入の意義を改めて整理します。

まとめ

経費精算ソフトの導入は、中小企業の経費管理に革命をもたらします。
紙ベースの煩雑な作業から解放され、効率化や透明性の向上、そしてコスト削減を実現する強力なツールです。

本記事では、経費精算ソフトの基本から導入のポイント、そして導入時の課題とその解決策について解説しました。
特に、仮払いから立替精算への移行において、コーポレートカードの活用や段階的な移行計画を提案し、従業員の不安を解消しながら業務改革を進める方法をお伝えしました。

中小企業が限られたリソースを最大限に活用し、競争力を強化するためには、こうしたツールを適切に選び、運用することが重要です。

経費精算ソフトの導入を通じて、日々の業務効率化だけでなく、企業の成長基盤を構築する一歩を踏み出してください。

DXの具体的な進め方やツール選定、社内体制づくりなど、お悩みやご不明点がありましたらお気軽にご相談ください。唐澤経営コンサルティング事務所では、中小企業診断士・ITストラテジストとして、中堅中小企業の規模や業種に合わせた最適なアドバイスとサポートを行っています。

お問い合わせや無料相談は、以下のフォームからお願いいたします。